IFTA에 등록한 각 차량에 대해 상세한 주행 거리 및 연료 기록을 반드시 유지해야 합니다. 이 기록은 분기 보고서 제출 기한일로부터 4년 동안 또는 분기 보고서를 제출한 날로부터 4년 동안 중 늦은 날짜까지 보관해야 합니다. 요청 시, 해당 기록을 버지니아 주 차량관리국(Virginia Department of Motor Vehicles) 또는 IFTA 회원인 다른 관할 기관에 제공해야 합니다.
해당 기록을 보유하지 않을 경우 평가 및 처벌이 부과될 수 있습니다. 또한, 위 사항을 계속 준수하지 않을 경우 IFTA 면허의 정지 또는 취소될 수 있습니다.
허용되는 주행 거리 및 연료 기록
자세한 주행 거리 및 연료 기록을 반드시 유지해야 합니다. 표준화된 여행 보고서를 작성하고 제출할 것을 권장합니다.
허용되는 원본 문서에는 다음 모든 정보가 포함되어야 합니다:
- 운송업체 이름
- 차량 단위 번호
- 여행 날짜 (여행 시작일과 종료일)
- 여행 출발지 및 목적지 (도시 및 주)
- 여행의 시작과 끝 시점의 오도미터/허버도미터 읽기 값
- 여행 경로
- 관할 구역별 주행 거리
- 총 여행 거리
- 여행 중 소매 연료 구매 및 대량 저장 시설에서 인출된 연료량
- 월별 및 분기별 주행 거리 및 연료 사용 내역
다음 정보도 반드시 포함되어야 합니다:
- 차량별 운전자의 이름
- 중간 정차지 (도시 및 주)
전자 기록 장치(ELD)는 연방 자동차 운송 안전 행정국(FMCSA)의 기준을 준수하여 운전자의 운전 시간을 정확히 기록하여 운전 시간 준수 요건을 충족시키기 위해 설계되었습니다.
국제 등록 계획(IRP)과 국제 연료 세금 협정(IFTA)은 각각 관할 구역별 차량 주행 거리를 기록하기 위해 전자 장치를 사용할 수 있도록 허용합니다. 단, 감사 목적으로 필요한 지원 데이터를 유지해야 합니다. 이 차트는 ELD와 준수형 IFTA/IRP 전자 기록 장치 간의 주요 차이점과 유사점을 보여줍니다.
허용되는 소매 연료 구매 기록
귀사는 사업 운영에 사용된 모든 연료의 구매 또는 수령 내역을 완전히 기록해야 하며, 이에는 소매용 및 대량 저장용 연료가 포함됩니다.
도로 운행용 소매 연료 구매를 확인하기 위해 인정되는 서류는 다음과 같습니다:
- 영수증
- 청구서
- 신용카드 영수증
- 자동화된 공급업체 생성 청구서
- 공급업체로부터 제공된 연료 구매 내역 및 납부 세금 목록
이 문서에는 다음 정보가 반드시 포함되어야 합니다:
- 구매일
- 갤런/리터당 가격 및/또는 판매 총액
- 판매자 이름 및 주소
- 차량 단위 번호
- 구매한 갤런 또는 리터 수
- 구매자 이름
- 연료 유형
참고: 차량이 리스된 경우, 연료 영수증은 리스 제공자 또는 리스 이용자 명의로 발급될 수 있으며, IFTA 분기 보고서를 제출하는 운송업체와 법적 연관성이 입증될 수 있는 경우에 한합니다.
허용 가능한 대량 연료 저장 기록
대량 연료 저장을 유지하는 경우, 구매 내역, 인출 내역 및 현재 재고량을 기록으로 유지해야 합니다.
다음 정보를 포함하는 공급업체의 청구서는 대량 연료 구매 증빙 자료로 인정됩니다:
- 구매일
- 연료 유형
- 판매자 이름 및 주소
- 갤런/리터당 가격 및/또는 판매 총액
- 구매한 갤런 또는 리터 수
- 구매자 이름
재고에서 연료를 인출할 때는 다음 정보를 반드시 포함해야 합니다:
- 철회일
- 차량 단위 번호
- 인출된 갤런 또는 리터 수
- 월별 재고 기록 (초기 및 최종 재고는 스틱/게이지 측정값으로 확인됨)
- 연료 유형
참고: 대량 저장소에서 인출된 연료의 기록은 자격을 갖춘 차량에 공급된 연료와 기타 개별 용도로 사용된 연료를 구분해야 합니다.